angegriffen werden. Die Bedeutung der Implementierung von Best Practices für E-Mail-Sicherheit kann daher nicht hoch genug eingeschätzt werden, zumal die meisten Unternehmen für ihre tägliche Geschäftskommunikation stark auf diesen Kanal angewiesen sind. Cyberkriminelle können die übersehenen Schwachstellen der E-Mail-Sicherheit in Unternehmen durch Distributed Denial-of-Service- (DDoS-) und Phishing-Angriffe, Malware und Ransomware sowie durch Fehler von Mitarbeitern leicht ausnutzen.

Laut dem Mimecast State of Email Security 2021 Report gaben 60 % der Unternehmen an, dass ein E-Mail-Angriff im kommenden Jahr unvermeidlich oder wahrscheinlich ist.

Eine schlechte E-Mail-Sicherheit kann zu Datenverlusten und Ausfallzeiten sowie zur Offenlegung vertraulicher Informationen über die Finanzen, das geistige Eigentum, die Mitarbeiter und die Kunden eines Unternehmens führen. Der Verlust der Kontrolle über solche sensiblen Dokumente kann auch zu Umsatz- und Marktanteilsverlusten, Geldstrafen und Rufschädigung führen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, dem Rechtswesen, dem Verlagswesen, dem Bildungswesen und dem Gesundheitswesen. 

Dennoch haben Unternehmen noch keine Cyber-Resilienz-Strategie entwickelt, die den Schwerpunkt auf E-Mail-Sicherheit legt. Für jede Art von Angriff gibt es spezielle eigenständige E-Mail-Sicherheitslösungen. IT-Abteilungen benötigen jedoch umfassende Transparenz und Kontrolle über die gesamte E-Mail-Sicherheitsstrategie und -verteidigung des Unternehmens. Nur so können sie sicherstellen, dass sie vor allen möglichen Arten von Angriffen geschützt sind.      

Hier sind vier Best Practices für E-Mail-Sicherheit, die Sie in die allgemeine Cybersicherheitsstrategie Ihres Unternehmens integrieren sollten.

Best Practice Nr. 1 – Verbessern Sie Ihre Endpunkt- und E-Mail-Sicherheit

Die E-Mail-Sicherheit für Endpunkte umfasst eine Vielzahl von Tools und Prozessen, die die Geräte der Endbenutzer vor Angriffen über E-Mails schützen. Mitarbeiter können mit Phishing-E-Mails, Spam und Malware angegriffen werden, die beim Öffnen ihre Geräte infizieren und Hackern Zugang zum gesamten Unternehmensnetzwerk verschaffen können. 

Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen E-Mail-Sicherheitssoftware für Endpunkte in Kombination mit Antiviren-Tools installieren. Diese können Malware oder Spam-E-Mails von verdächtigen Absendern und IP-Adressen filtern und blockieren und infizierte Systeme von der Versendung von Spam-E-Mails befreien.

Insbesondere kann Endpunkt-Sicherheitssoftware überprüfen, ob ein Gerät die Sicherheitsrichtlinien erfüllt, bevor es Zugriff auf das Netzwerk eines Unternehmens erhält. Remote-Geräte, deren Betriebssysteme nicht aktualisiert wurden, deren Firewall ausgeschaltet ist oder die andere spezifisch erkannte Sicherheitslücken aufweisen, werden der Zugriff verweigert, sodass externe Bedrohungen für das Netzwerk gemindert werden.  

E-Mails werden auch von böswilligen Akteuren genutzt, um Zero-Day-Angriffe durchzuführen, die bisher unbekannte Schwachstellen in Software, Hardware oder Firmware ausnutzen. Eine grundlegende Gegenmaßnahme hierfür wäre, dass Ihr IT-Team alle Endpunkte regelmäßig aktualisiert und mit Patches versieht. Dies verhindert zwar Zero-Day-Angriffe nicht vollständig, verringert jedoch deren Erfolgswahrscheinlichkeit oder verschafft Ihnen zumindest mehr Zeit, bis der entsprechende Zero-Day-Patch verfügbar ist.

Eine weitere wichtige Komponente des Endgeräteschutzes ist die Umsetzung unternehmensweiter Richtlinien zu grundlegenden Best Practices für Passwort- und E-Mail-Sicherheit. Sie können Ihre Mitarbeiter beispielsweise anweisen

• Passwörter nicht auf Zetteln oder an öffentlichen Orten zu speichern
• alte Passwörter oder Passwörter, die auf anderen Websites erstellt wurden, nicht zu verwenden
• starke Passwörter mit Sonderzeichen (@) anstelle von alphanumerischen Zeichen (a) zu erstellen
• Verwenden Sie Passwörter, die von Fremden nicht erraten werden können (vermeiden Sie Namen, Alter, Geburtsdaten, Unternehmen, Interessen in sozialen Medien usw.).

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte ebenfalls für alle Mitarbeiter vorgeschrieben oder zumindest empfohlen werden, sei es über ein Mobiltelefon, eine App auf einem Gerät oder Authentifizierungstoken. 

Es ist auch hilfreich, die Mitarbeiter kontinuierlich in Bezug auf Best Practices für E-Mail-Sicherheit zu schulen und zu testen, einschließlich der Erkennung von Phishing-E-Mails, damit sie gut darauf vorbereitet sind, diese zu vermeiden und zu melden. Einige Unternehmen führen sogar simulierte Phishing-Angriffe durch, um die Bereitschaft ihrer Mitarbeiter zu testen.      

Best Practice Nr. 2 – Schützen Sie Ihre E-Mail-Inhalte durch Verschlüsselung 

Um Ihre E-Mail-Inhalte vollständig zu schützen, müssen sowohl der Inhalt als auch die Anhänge während der Übertragung und im Posteingang verschlüsselt sein. Beliebte E-Mail-Plattformen wie Gmail und Outlook verfügen in der Regel nicht über die erforderliche E-Mail-Verschlüsselung auf Unternehmensebene, um Organisationen vollständig vor allen Cyber-Bedrohungen zu schützen. Und selbst wenn diese Plattformen Verschlüsselung unterstützen, funktioniert sie nur, wenn sowohl der Absender als auch die Empfänger bestimmte Erweiterungen aktiviert haben.

Add-in-Verschlüsselungsdienste von Drittanbietern können diese Sicherheitslücken bei Unternehmens-E-Mails schließen. Beachten Sie jedoch, dass einige dieser Verschlüsselungsdienste die Benutzerfreundlichkeit erheblich beeinträchtigen können. Jedes Verschlüsselungstool ist nur dann effektiv, wenn die Benutzer es problemlos in ihren regulären Arbeitsablauf integrieren können. Wägen Sie daher Ihre Optionen sorgfältig ab, indem Sie die Testversionen ausprobieren, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen. Mit den Plug-ins von Digify für Gmail und Outlook können Endbenutzer verschlüsselte E-Mails und Dateien direkt in Gmail oder Outlook senden, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Lösungen für die Sicherheit von Dokumenten sind auch wirksam, um den unbefugten Zugriff auf Ihre vertraulichen Informationen zu verhindern, die per E-Mail weitergegeben werden. Diese Lösungen geben Ihnen die Kontrolle darüber, wer Ihre Dokumente anzeigen, drucken und herunterladen darf. Sie können sogar den Zugang für den Empfänger nach dem Versenden Ihrer E-Mails widerrufen. Gleichzeitig geben Ihnen Ablauf-Einstellungen, Wasserzeichen, Schutz vor Bildschirmaufnahmen und Nachverfolgung mehr Kontrolle darüber, dass Ihre sensiblen Dokumente in den richtigen Händen bleiben und nicht nach außen gelangen. Diese wichtigen Funktionen zur Sicherheit von Dokumenten sollten Teil jedes Verschlüsselungsdienstes von Drittanbietern sein, für den Sie sich entscheiden.

Best Practice Nr. 3 – Implementieren Sie einen E-Mail-Server-Schutz

Nicht nur E-Mail-Dienste können gehackt werden, sondern auch die Server, auf denen E-Mails gespeichert und versendet werden. Spam- und DDoS-Angriffe auf diese Server können den regulären E-Mail-Transfer und die Verarbeitung stören. Sie können auch von Hackern genutzt werden, um Spam-E-Mails von Ihrem Server zu versenden, wodurch Ihr Ruf geschädigt wird und Sie auf eine schwarze Liste gesetzt werden können.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre E-Mail-Server zu schützen. Weisen Sie Ihr IT-Team an, solide Techniken zum Schutz der E-Mail-Server zu implementieren, beginnend mit: 

• Beschränken Sie den Mail-Relay-Parameter, indem Sie eine Liste von Domänen und IP-Adressen angeben, an die Ihre E-Mails sicher weitergeleitet werden können.  
• Begrenzen Sie die Anzahl der Verbindungen, um das Risiko von Spam- und DDoS-Angriffen zu verringern.
• Überprüfen Sie den Absender durch eine umgekehrte DNS-Abfrage, bevor Sie eingehende Nachrichten akzeptieren.   
• Verwenden Sie Inhaltsfilter, um Spammern den Zugriff auf Ihren Server zu verweigern.

Es ist wichtig, mit Ihrem IT-Team zusammenzuarbeiten und ihm alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, damit es Ihre E-Mail-Server schützen kann. Die frühzeitige Trennung echter E-Mails von Spam, Phishing-Angriffen und anderen Bedrohungen kann entscheidend dazu beitragen, Ihr geistiges Eigentum und vertrauliche Unternehmensinformationen zu schützen.

Best Practice Nr. 4 – Verhindern Sie Datenlecks und -verletzungen

Vertrauliche Dokumente weisen oft bestimmte gemeinsame Merkmale auf. Sie können ähnliche Schlüsselwörter, Datentypen oder Regeln aufweisen, die intelligent genutzt werden können, um diese Dokumente zu identifizieren. Ihr Unternehmen kann die Weitergabe solcher sensibler Daten in E-Mails verhindern, indem es diese anhand von Schlüsselwörtern, Ausdrücken und Regeln filtert, blockiert oder zensiert. Beispielsweise kann Ihr IT-Team alle ausgehenden E-Mails mit persönlichen Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkartendaten und Dateien mit dem Schlüsselwort „vertraulich“ oder „nur für den internen Gebrauch“ blockieren. Eine gute Faustregel ist die Verwendung von Verschlüsselung zum Schutz ausgehender Daten und das Filtern eingehender E-Mails, um Malware, Viren und Phishing-Bedrohungen zu blockieren.   

Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (Data Loss Prevention, DLP) können angewendet werden, um die Verbreitung sensibler Informationen außerhalb Ihres Unternehmens zu verhindern, indem sie Ihren IT-Admin über Verstöße gegen Datenzugriffsrichtlinien informieren. So kann Ihr IT-Team proaktiv auf Probleme reagieren, anstatt zu versuchen, den Schaden nach einem Datenleck zu beheben. Vorausschauende Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI) werden zunehmend für die Echtzeitüberwachung eingesetzt, um ungewöhnliche Datenmuster zu erkennen, die Datenverletzungen identifizieren und verhindern können.   

Ohne wirksame DLP-Tools riskiert Ihr Unternehmen die unbeabsichtigte Offenlegung von Kundendaten, was zu Identitätsdiebstahl, Geldbetrug und dem Verlust Ihrer geschäftlichen Reputation führen kann. Wenn Kunden und Mitarbeiter Ihrem Unternehmen so viel Vertrauen entgegenbringen, dass sie ihre privaten Daten weitergeben, sind Sie dafür verantwortlich, diese zu schützen.  

Fazit

Da E-Mails für die meisten Unternehmen das zentrale Kommunikationsmittel sind, ist es von größter Bedeutung, dass dieser Kanal gesichert ist. Die Implementierung solider Best Practices für die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen kann dazu beitragen, Angriffe und Datenverletzungen abzuwehren. Dies ist der Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen in die Abläufe Ihres Unternehmens, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden.

Durch Hinzufügen einer integrierten E-Mail-Sicherheitslösung eines Drittanbieters wie Digify mit konformer Sicherheit von Dokumenten können Sie sicherstellen, dass die Informationen, die Sie per E-Mail versenden, vor unbefugtem Zugriff, Herunterladen und Missbrauch geschützt sind. Digify verschlüsselt nicht nur Ihre E-Mail-Inhalte und Anhänge, sondern ermöglicht Ihnen auch, den Zugriff auf Ihre Dateien auch nach dem Versand zu kontrollieren. Sie können sehen, wann Ihre Anhänge von den Empfängern geöffnet werden, wie lange sie angesehen werden und ob Ihr Dokument heruntergeladen oder gedruckt wird. Außerdem können Sie verschlüsselte Nachrichten und Anhänge so konfigurieren, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen. Digify verwendet den AES-256-Algorithmus zur Verschlüsselung von E-Mails und Dateien, der für streng geheime Dokumente zertifiziert ist.
Ihr Unternehmen muss keine Abstriche bei der nahtlosen Zusammenarbeit machen, um vertrauliche Geschäftsinformationen sicher zu kommunizieren. Testen Sie noch heute die Plugins von Digify für Gmail und Outlook kostenlos und finden Sie heraus, ob sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Kostenlose Testversion

Obwohl die E-Mail-Plattform Gmail von G Suite E-Mail-Verschlüsselungsdienste anbietet, ist sie nicht immer so sicher, wie Sie vielleicht denken. Das liegt daran, dass Gmail zur Unterstützung der Verschlüsselung auf S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) setzt, das nur funktioniert, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger es aktiviert haben.

Das bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht geschützt sind, wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger senden, der eine andere E-Mail-Plattform verwendet, die S/MIME nicht unterstützt. Im Jahr 2013 verschafften sich Cyberkriminelle Zugriff auf sensible Kundendaten, indem sie 3 Milliarden Yahoo-E-Mail-Konten hackten. Glücklicherweise können Sie mit Diensten von Drittanbietern sicherstellen, dass Ihre Gmail-E-Mail-Nachrichten und -Anhänge immer vollständig geschützt sind.

So verschlüsseln Sie Gmail-Anhänge vollständig    

Neben dem Schutz sensibler E-Mail-Nachrichten berücksichtigen viele nicht, dass die sensibelsten Informationen in einer E-Mail oft in Anhängen gespeichert sind. 

Die Verwendung einer End-to-End-Verschlüsselung ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Nachrichten und Gmail-Anhänge vollständig sicher sind. Mit dieser Methode werden Ihre E-Mails verschlüsselt, während sie in Ihrem Posteingang gespeichert sind und an den Empfänger übertragen werden.

Google hat schon seit geraumer Zeit darüber diskutiert, Gmail um eine End-to-End-Verschlüsselung zu erweitern, hat dies jedoch leider noch nicht umgesetzt. In der Zwischenzeit springen Drittanbieter mit Verschlüsselungserweiterungen und -anwendungen in die Bresche. 

Viele dieser Optionen von Drittanbietern erschweren jedoch die Nutzung von E-Mails sowohl für den Absender als auch für den Empfänger erheblich. Wenn die E-Mail-Verschlüsselung nicht unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit entwickelt wurde, kann sie schwierig zu verwenden sein, zusätzliche Schritte zum Lesen einer E-Mail erfordern und den gesamten E-Mail-Prozess verlangsamen.  

Mit der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify können Sie Gmail-Anhänge und -Nachrichten ganz einfach verschlüsseln, ohne dass Ihre Empfänger die Plattform abonnieren oder manuell ein Passwort eingeben müssen. 

So verwenden Sie Digify zum Verschlüsseln von Gmail-Anhängen  

Ohne Ihren Arbeitsablauf zu ändern, können Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Gmail-Anhänge behalten, indem Sie eine verschlüsselte E-Mail direkt in Gmail versenden. Sie können auch festlegen, ob Empfänger Ihr angehängtes Dokument herunterladen oder drucken dürfen, und sogar den Zugang zur Datei jederzeit nach dem Versenden widerrufen. Wenn Ihr Empfänger Ihren verschlüsselten Gmail-Anhang erhält, muss er lediglich auf den Dokument-Link in Ihrer E-Mail klicken. Sie können dann wählen, ob der Empfänger seine E-Mail-Adresse bestätigen soll oder nicht, und ihm wird automatisch ein Code zum Öffnen des Anhangs gesendet.  

Es sind nur fünf einfache Schritte erforderlich, um mit der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify zu beginnen:

1. Laden Sie die Digify-Erweiterung aus dem Chrome Web Store herunter.
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht in Gmail.
3. Hängen Sie Ihr Dokument mit der Digify-Erweiterung an Ihre E-Mail an.
4. Passen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an:
   • Fügen Sie Empfänger hinzu, die Zugriff erhalten sollen
   • Legen Sie Berechtigungen für das Drucken und Herunterladen Ihrer angehängten Datei fest
   • Wählen Sie, ob Sie ein personalisiertes Wasserzeichen zur Nachverfolgung und Identifizierung hinzufügen möchten
   • Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu denen das Dokument automatisch abläuft
5. Fügen Sie Ihren Gmail-Anhang als Link in Ihre E-Mail ein und senden Sie sie 

Sie können sich auch das folgende Demo-Video ansehen, um zu erfahren, wie Sie einen Gmail-Anhang mit Digify verschlüsseln können: 

Fortschrittliche Dateiverschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können

Zum Verschlüsseln von Gmail-Anhängen verwendet Digify den AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus, der von der National Security Administration (NSA) für streng geheime Dokumente zertifiziert ist. Asymmetrische Verschlüsselungssysteme (AES) sichern Daten mit einem öffentlichen Schlüssel, der nur vom vorgesehenen Empfänger mit dem richtigen privaten Schlüssel entschlüsselt werden kann.

Dadurch eignet sich die asymmetrische Verschlüsselung besser für die Sicherung von Daten während der Übertragung, da der Absender den privaten Schlüssel des Empfängers nicht kennen muss. AES gilt als die derzeit sicherste symmetrische Verschlüsselungsmethode. 

Digify verschlüsselt Daten außerdem mit einer Umschlag-Verschlüsselung, bei der ein Datenverschlüsselungsschlüssel (DEK) verwendet und dieser anschließend mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt wird. Der Hauptvorteil der Umschlag-Verschlüsselung besteht darin, dass Sie sich bei der Verschlüsselung eines Datenschlüssels keine Gedanken darüber machen müssen, wo Sie ihn speichern, da der Datenschlüssel durch die Verschlüsselung geschützt ist. Der verschlüsselte Schlüssel kann also sicher zusammen mit den verschlüsselten Daten gespeichert werden.

So verfolgen Sie verschlüsselte Gmail-Anhänge

Mit Digify können Sie Ihre Gmail-Anhänge nicht nur sicher verschlüsseln, sondern auch Ihr Dokument verfolgen, um zu sehen, wann es geöffnet, gedruckt und weitergeleitet wurde, ohne Ihren Gmail-Posteingang zu verlassen. Sie können sehen, ob der Empfänger Ihren Anhang angesehen hat, wie lange er ihn angesehen hat und ob er Ihre Datei heruntergeladen oder gedruckt hat.

Außerdem können Sie Ihre Datei so einstellen, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch abläuft. Auf diese Weise müssen Sie nie riskieren, dass Ihre vertraulichen Informationen in die falschen Hände geraten. Sie können den Zugang sogar widerrufen, nachdem der Gmail-Anhang an den Empfänger gesendet wurde, indem Sie einfach auf einen Schalter klicken.

Fazit

Datenverstöße im Zusammenhang mit E-Mails und Anhängen nehmen jedes Jahr exponentiell zu. Dies ist besonders beängstigend, da E-Mails nach wie vor das beliebteste Kommunikationsmittel in Unternehmen sind, wodurch Millionen von Unternehmen sowohl Reputations- als auch finanzielle Verluste riskieren. 

Unternehmen versenden täglich Verträge, Präsentationen und viele andere Arten von sensiblen Dokumenten per E-Mail. Sobald Sie eine E-Mail versenden, verlieren Sie die Kontrolle über die angehängten Dateien. Oft wissen Sie nicht einmal, ob sie vom Empfänger geöffnet wurden.   

Die gute Nachricht ist, dass E-Mail-Verschlüsselungslösungen wie Digify die Sicherheit Ihrer E-Mails vor Verstößen verbessern können. Jetzt hat Ihr Unternehmen vollständige Kontrolle darüber, wer Zugriff auf Ihre Gmail-Anhänge hat, ohne dass die nahtlose Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit beeinträchtigt wird.  

Aber Sie müssen sich nicht auf unser Wort verlassen. Starten Sie eine kostenlose Testversion der Gmail-Verschlüsselungserweiterung von Digify und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, verschlüsselte Gmail-Anhänge an jeden beliebigen Ort und an jeden beliebigen Empfänger zu versenden, ohne sich Gedanken machen zu müssen.

Der unsachgemäße Umgang mit sensiblen Informationen kann auch zu Geldstrafen und anderen Sanktionen für Unternehmen in Branchen wie dem Finanzwesen, dem Rechtswesen, dem Verlagswesen, dem Bildungswesen und dem Gesundheitswesen führen, die Datenschutzgesetze wie HIPAA oder DSGVO einhalten müssen. 

Angesichts der zunehmenden Herausforderungen im Bereich der Cybersicherheit ist die E-Mail-Verschlüsselung der Industriestandard für den Datenschutz. Ganz gleich, ob Sie ein Dokument mit einem Passwort an Kollegen senden oder einen vertraulichen Kundenvertrag aushandeln müssen – es ist unerlässlich, die beste verfügbare E-Mail-Verschlüsselung für Outlook einzusetzen, um einen wirklich sicheren Schutz zu gewährleisten. 

So versenden Sie eine vollständig verschlüsselte E-Mail in Outlook 

Die E-Mail-Verschlüsselungsdienste von Microsoft Outlook sind nicht so sicher, wie Sie vielleicht glauben. Das liegt daran, dass Outlook E-Mails mit S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) und der Office 365-Nachrichtenverschlüsselung verschlüsselt, die beide davon ausgehen, dass der Absender und der Empfänger diese Funktion aktiviert haben.

Wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger senden, der eine E-Mail-Plattform verwendet, die S/MIME oder die Office 365-Nachrichtenverschlüsselung nicht unterstützt, sind Sie möglicherweise nicht geschützt. Kostenlose Webmail-Benutzer wie Kunden von Gmail, Yahoo und iCloud verfügen oft nicht über die erforderlichen Funktionen für eine robuste E-Mail-Verschlüsselung.

Im Jahr 2019 hackten Cyberkriminelle den Webmail-Client Outlook.com und verschafften sich Zugriff auf sensible private Informationen, darunter E-Mail-Betreffzeilen, Ordnernamen, Kontaktlisten und einige E-Mail-Inhalte. Die Verwendung einer End-to-End-Verschlüsselung ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Outlook-E-Mail-Nachrichten und -Anhänge sowohl während der Übertragung an den Empfänger als auch im Posteingang vollständig sicher sind.

Verwendung von E-Mail-Verschlüsselungsdiensten von Drittanbietern

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails und Anhänge vollständig sicher sind, kann Ihr Unternehmen zu einem separaten Anbieter für E-Mail-Verschlüsselung wechseln. In diesem Fall würden Sie jedoch alle Funktionen von Outlook verlieren, auf die Sie sich verlassen. 

Anstatt sich mit dem Wechsel der E-Mail-Plattform herumzuschlagen, gibt es eine bequemere Lösung: Fügen Sie Outlook einen Add-in-Verschlüsselungsdienst eines Drittanbieters hinzu. Achten Sie jedoch darauf, einen Dienst zu wählen, der den E-Mail-Prozess weder für den Absender noch für den Empfänger wesentlich erschwert. 

E-Mail-Verschlüsselung ohne eine optimierte Benutzererfahrung kann zusätzliche umständliche Schritte zum Senden und Lesen einer E-Mail erfordern, was die Verwendung erschwert. In diesem Fall wird sie von den Mitarbeitern und anderen Personen in Ihrem Unternehmen nicht konsequent angewendet.  

Wenn Sie das Outlook-Verschlüsselungs-Add-in von Digify installieren, ist das Versenden sicherer Outlook-E-Mails und -Anhänge ganz einfach. 

So verwenden Sie Digify zum Verschlüsseln von E-Mails und Anhängen  

Mit dem Outlook-Verschlüsselungs-Add-in von Digify können Sie Ihre E-Mails* und Anhänge verschlüsseln, ohne Ihren Arbeitsablauf zu ändern oder Ihren Posteingang zu verlassen. Sie müssen dem Empfänger auch nicht manuell ein Passwort mitteilen oder ihn zur Nutzung der Plattform anmelden. 

Kontrollieren Sie den Zugriff auf Ihre E-Mail-Anhänge jederzeit nach dem Versand und legen Sie fest, ob der Empfänger sie herunterladen oder ausdrucken darf. Fügen Sie ein Wasserzeichen hinzu und legen Sie fest, dass Ihr Dokument nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht wird. Sie können auch sehen, wie oft Ihr Dokument aufgerufen wurde und wie lange. 

Um mit dem Outlook-Verschlüsselungs-Add-in von Digify zu beginnen, führen Sie diese fünf einfachen Schritte aus:

1. Laden Sie das Digify Outlook-Verschlüsselungs-Add-in hier herunter.
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht im Outlook-Add-in von Digify.
3. Hängen Sie Ihr Dokument mit dem Add-in an Ihre E-Mail an.
4. Passen Sie die folgenden Sicherheitseinstellungen an:
   • Zugriffskontrolle: Fügen Sie Empfänger hinzu, die Zugriff erhalten sollen.
   • Berechtigungen: Legen Sie Berechtigungen für das Drucken und Herunterladen Ihres angehängten Dokuments fest.
   • Wasserzeichen: Wählen Sie, ob Sie ein personalisiertes Wasserzeichen zur Identifizierung und Nachverfolgung hinzufügen möchten.
   • Ablauf: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu denen das angehängte Dokument automatisch abläuft.
5. Fügen Sie Ihren Outlook-Anhang als Link in Ihre E-Mail ein und senden Sie sie. 

Sehen Sie sich das folgende Demo-Video an, um zu erfahren, wie Sie eine verschlüsselte E-Mail in Outlook versenden können.

Zur Verschlüsselung von Outlook-E-Mail-Nachrichten und -Anhängen verwendet Digify den AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus, der von der National Security Administration (NSA) für streng geheime Dokumente zertifiziert ist.

So öffnet Ihr Empfänger Ihre verschlüsselte Outlook-E-Mail und die Anhänge

Wenn Ihr Empfänger Ihren verschlüsselten E-Mail-Anhang erhält, muss er lediglich auf den Anhang-Link in der E-Mail klicken. Ihr Outlook-E-Mail-Anhang kann dann über einen sicheren Digify-Link aufgerufen werden.

Sie können auch auswählen, ob der Empfänger seine E-Mail-Adresse bestätigen muss, um das angehängte Dokument zu öffnen. Wenn Sie diese Option wählen, wird automatisch ein Code erstellt und an Ihren Empfänger gesendet, damit er den Anhang öffnen kann.  

So verfolgen Sie verschlüsselte Outlook-E-Mails und -Anhänge

Als beliebteste Methode der Geschäftskommunikation verlassen sich Unternehmen auf E-Mails, um sensible Dokumente wie Verträge, Präsentationen und viele andere Arten von Dateien zu versenden. Sobald Sie eine E-Mail versendet haben, müssen Sie raten, wo Ihre angehängten Dokumente landen und ob sie überhaupt von Ihrem Empfänger geöffnet wurden.  

Mit Digify können Sie nicht nur Ihre Microsoft Outlook-E-Mails und -Anhänge sicher verschlüsseln, sondern auch Ihre E-Mails und angehängten Dokumente verfolgen, um zu sehen, wann sie geöffnet, gedruckt und weitergeleitet wurden – alles direkt aus Ihrem Posteingang.

Sie können sehen, wann der Empfänger Ihre E-Mail und den Anhang geöffnet hat, wie lange er sie angesehen hat und ob er Ihr Dokument heruntergeladen oder ausgedruckt hat. Nach einer festgelegten Zeitspanne können Sie Ihre E-Mail und den Anhang so konfigurieren, dass sie automatisch ablaufen.

Auf diese Weise müssen Sie nie riskieren, dass Ihre vertraulichen Informationen an die falsche Person oder Organisation gelangen. Klicken Sie einfach auf einen Schalter, um den Zugang zu widerrufen, nachdem die Outlook-E-Mail und der Anhang an den Empfänger gesendet wurden.

Fazit

In den ersten sechs Monaten des Jahres 2019 wurden 4,1 Milliarden Datensätze offengelegt. Obwohl Datenverstöße von Jahr zu Jahr häufiger vorkommen, sind viele Unternehmen nicht darauf vorbereitet, sie zu verhindern und zu bekämpfen, wodurch sie sich unnötig dem Risiko von Reputations- und finanziellen Verlusten aussetzen.

Glücklicherweise können Sie Ihre E-Mail-Sicherheit mit E-Mail-Verschlüsselungslösungen wie Digify verbessern. Jetzt können Sie wieder die Kontrolle darüber erlangen, wer Zugriff auf Ihre Outlook-E-Mails und -Anhänge hat, ohne dabei auf eine nahtlose Zusammenarbeit verzichten zu müssen.  

Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, verschlüsselte Outlook-E-Mails und -Anhänge mit einer kostenlosen Testversion des Outlook-E-Mail-Verschlüsselungs-Add-ins von Digify sicher an jeden beliebigen Ort und jeden beliebigen Empfänger zu senden.